任务3 在数据表视图中创建表
任务描述
在任务2中已经创建了一个名为“成绩管理”的空白数据库，它可以作为存储各种数据库对象的容器来使用。创建数据库后，还需要按照数据库设计的要求创建一些表，分别用于存储各种数据。一个表由结构和数据组成。创建表时，首先定义表结构，然后向表中输入数据记录。通过定义表结构可以确定表中包含哪些字段，字段值属于什么数据类型，在字段中最多可以输入多少字符（文本型字段），以及字段以什么格式来显示等。在本任务中，将在数据表视图中为“成绩管理”数据库创建一个表，用于存储系别编号和系别名称信息。
实现步骤
（1）在Access 2007中，打开“成绩管理”数据库。
（2）在功能区中选择“创建”命令选项卡，然后在“表”命令组中选择“表”命令，如图2.9所示。
图2.9 选择“表”命令
此时，将在数据表视图中打开一个名为“表1”的新表，在默认情况下，该表仅包含一个自动编号字段，其名称为ID，该字段如图2.10所示。
图2.10 在数据表视图中打开新表
（3）创建“系别编号”字段。单击ID字段，然后在“数据表”上下文选项卡中执行操作：从“数据类型”下拉列表中选择“文本”，用以指定字段的数据类型；单击“重命名”按钮
，然后将ID字段更名为“系别编号”。
说明
由于该字段默认为表的主键，因此“唯一”复选框处于选中状态。
（4）创建其他字段。双击“添加新字段”，将字段名称指定为“系别名称”，此时字段的默认数据类型为“文本”，不需要更改，如图2.11所示。
图2.11 在表中创建字段
（5）在表中输入数据记录。在该表中输入一些记录作为测试数据，由于系别编号为自动编号，不需要在此字段中输入数据；只要在“系别名称”字段中输入数据即可，如图2.12所示。
图2.12 在表中输入数据记录
（6）保存表。在快速访问工具栏上单击“保存”按钮
，然后在“另存为”对话框中将表名称指定为“系别”，如图2.13所示。
图2.13 指定表名称
（7）在状态栏上单击“设计视图”按钮
，以切换到表的设计视图，如图2.14 所示。从图中可以看到，系别编号字段的左侧有一个钥匙标记
，表明该字段为“系别”表的主键。
图2.14 在设计视图中修改表结构
（8）设置字段长度。单击上部网格中的“系别名称”字段，然后在“字段属性”中的“常规”选项卡中，将“字段大小”设置为20。
（9）在快速访问工具栏上单击“保存”按钮
，并在随后弹出的对话框中单击“是”按钮，如图2.15所示。
图2.15 确认保存
（10）关闭“系别”表，然后按“F11”键，以展开导航窗格。单击向下箭头
，从弹出的下拉菜单中选择“对象类型”命令，再次单击向下箭头
并从弹出的下拉菜单中选择“所有Access对象”命令，此时在“表”类别中出现了新建的“系别”表，如图2.16所示。
图2.16 导航窗格中的表
知识与技能
1. 字段命名
定义表结构时，必须为每个字段指定一个名称。该名称不能与表中其他任何字段的名称重复，而且必须符合以下对象命名规则。
（1）长度最多不能超过64个字符。
（2）可以包含字母、数字、空格及特殊字符的任意组合，但不能包含句号（.）、感叹号（!）、重音符号（`）及方括号（[ ]）。
（3）不能以先导空格开头，也不能包含控制字符（从0～31的ASCII值）。
2. 字段的数据类型
定义表结构时，必须为每个字段指定一个数据类型。在Access 2007中，字段设置可以使用以下数据类型。
（1）文本：文本或文本和数字的组合，以及不需要计算的数字（例如电话号码）。其取值范围最多为255个字符，Access不会为文本字段中未使用的部分保留空间。
（2）备注：长文本或文本和数字的组合。其取值范围最多为63999个字符。
（3）数字：用于数学计算的数值数据。
（4）日期/时间：从100～9999年的日期与时间值。
（5）货币：货币值或用于数学计算的数值数据，这里的数学计算对象是带有1～4 位小数的数据。一般精确到小数点左边15位和小数点右边4位。
（6）自动编号：即向表中添加一条新记录时，由Access指定的一个唯一顺序号（每次递增1）或随机数。自动编号字段不能更新，通常占用4字节。
（7）是/否：取“是”和“否”值，以及只包含两者之一的字段（如Yes/No、True/False或On/Off）。其取值范围占用1位。
（8）OLE对象：Access表中链接或嵌入的对象（例如Excel电子表格、Word文档、图形、声音或其他二进制数据）。其取值范围最多为1GB，受可用磁盘空间限制。
（9）超链接：文本或文本和以文本形式存储的数字的组合，用做超链接地址。超链接地址最多包含3 个部分：显示的文本、地址和子地址。另外，还可以指定工具提示显示的文本。
（10）附件：任何可支持的文件类型。可以将图像、电子表格文件、World文档、图表和其他类型的支持文件附加到数据库的记录中，还可以查看和编辑附加的文件。
（11）查阅向导：创建一个字段，通过该字段可以使用列表框（或组合框）从另一个表（或值列表）中选择值。单击该选项将启动“查阅向导”，它用于创建一个查阅字段。在向导创建完成后，Access将基于向导中选择的值来设置数据类型。
3. 设置主键
主键是表中唯一标识每条记录值的一个或多个字段。主键不允许为空值（Null），并且其值不能重复。若要在表中创建主键，可通过以下操作来设置主键。
（1）在“设计”视图中创建新表或打开已有表。
（2）选择将要定义为主键的一个或多个字段。若要选择一个字段，可单击所需字段的行选定器。若要选择多个字段，可按住“Ctrl”键并单击每个所需字段的行选择器。
（3）选择“设计”上下文选项卡上的“主键”命令。若要从表中删除主键，可单击当前主键字段的行选择器，然后选择“设计”上下文选项卡上的“主键”命令。
4. 数据表视图中的字段操作
在数据表视图中既可以输入记录，也可以设置字段的数据类型、唯一性及是否必需，此外还可以执行以下字段操作。
（1）若要插入一个新字段，可单击新字段右边的字段列并在“数据表”命令选项卡上单击
按钮。
（2）若要删除一个字段，可单击该字段列并在“数据表”命令选项卡上单击
按钮。
（3）若要重命名字段，可单击该字段列在“数据表”命令选项卡上单击
按钮（或双击该字段列），然后输入新的名称。
（4）若要调整字段次序，可将字段名称直接拖到新的位置上。