任务10　在表中添加和编辑记录

任务描述

在前面几个任务中为“成绩管理”数据库创建了一些表，还将部分表字段设置为查询字段列，并对部分字段设置了输入掩码和有效性规则。表由结构和数据两部分组成。定义表结构后，既可以向表中添加新记录，也可以对表中现有记录进行编辑。在本任务中，将以“学生”表为例说明如何在表中添加、编辑和删除记录。

实现步骤

（1）在Access 2007中，打开“成绩参观”数据库。

（2）在导航窗格中选择“表”类别，双击“学生”表，以便在“数据表”视图中打开该表，然后添加新记录或修改现有记录。对于不同类型的字段，输入数据的方法有如下不同。

① 对于普通的“文本”型或“数字”型字段，默认情况下其显示控件是文本框，可以直接在文本框中输入字段值。如果已经对字段设置了输入掩码，则可以按照输入掩码的提示来输入字段值。如果对字段设置了有效性规则，则在 反该规则时将提示错误信息，此时可按“Esc”键来取消修改。

② 对于设置查阅列的字段，其显示控件默认为组合框，可以从下拉列表中选择预先设定的 态值（如“性别”字段），也可以选择来自其他表或查询中的字段值（如“班级编号”字段）。如果所需要的值没有包含在列表中，则可以在组合框中直接输入字段值。如果希望字段能够接受所输入的值，应在“字段属性”的“查阅”选项卡中将“限于列表”属性设置为“否”。

③ 对于“是/否”型字段，默认情况下其显示控件为复选框，可以通过选中或取消选中复选框来输入字段值（例如“是否团员”字段）。

④ 对于“附件”型字段，其标题显示为符号，表明该字段为“附件”数据类型。默认情况下，附件字段值单元格中显示符号，其中“0”表示当前附件文件的数目为0。若要向附件字段中添加文件，可双击该字段值单元格，打开如图2.88 所示的“附件”对话框，然后单击“添加”按钮，在如图2.89 所示的“选择文件”对话框中选择要添加的文件；此时所添加的文件显示在“附件”对话框中，单击“确定”按钮即完成附件的添加；若要删除附件文件，可单击该文件并单击“删除”按钮；若要查看附件内容，可双击附件文件来运行相关联的应用程序，以打开该文件。

（3）若要添加新记录，可以将光标定位在表的最后一行中，然后输入字段值。如果表中包含的记录比较多，可单击记录导航栏上的按钮快速定位到最后一行。

（4）若要修改现有记录，可以将光标定位于需要修改数据的单元格，此时字段值处于选中状态，输入的内容将代替原有内容；也可按“F2”键取消选中状态，然后再进行修改。

（5）若要删除现有记录，可单击要删除记录的选择器，然后按“Delete”键，并在弹出的对话框中单击“是”按钮，以确认删除操作。若要选择多条记录，可以单击要删除的首记录的选择器并拖到要删除的末记录的选择器上。

（6）若要查找字段值，可以在记录导航栏的“搜索”文本框中输入要查找的内容，也可以按“Ctrl+F”组合键，在打开的“查找和替换”对话框中输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，如图2.90所示。

（7）若要查找并替换字段值，可以按“Ctrl+H”组合键，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，输入要查找和替换的内容，然后进行查找和替换操作，如图2.91所示。

（8）若要对记录进行排序，可单击作为排序依据的字段列，并在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“升序”按钮或“降序”按钮，如图2.92所示；当按多个字段对记录进行排序时，首先根据第一个字段按指定顺序排序，若第一个字段具有相同的值，则根据第二个字段按指定顺序排序；若要清除排序，可在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“清除所有排序”按钮。

（9）若要基于某个字段的特定值对记录进行筛选，可将光标定位于该字段所在的列，并在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中选择“筛选器”命令，然后使用下拉列表选择特定值，如图2.93 所示；也可以将鼠标指针指向“文本筛选器”命令，并从下一级菜单中选择适当的命令（见图2.94），然后在“自定义筛选器”对话框中输入所需的值；若要清除筛选器，可在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中选择“切换筛选”命令。