第三关 结构严谨
我们接着讲结构的要求。结构就是文章的组织方式、排列次序和内部构造。结构的作用在于，将文章中各个要素通过合理的方式联系到一起，进行梳理摆布，使之排列有序、主次分明、一目了然。
如果说主题和材料分别解决文章“言之有理”和“言之有物”的问题，那么，结构则解决文章“言之有序”的问题。
我国古人写文章很重视结构，有很多相关的论述，这些论述值得我们借鉴。古人对选定文章结构更多地称为“谋篇”“布势”“布局”，刘勰在《文心雕龙》中还称为“附会”。《文心雕龙·附会》中说：“何谓附会？谓总文理，统首尾，定与夺，合涯际，弥纶一篇，使杂而不越者也。若筑室之须基构，裁衣之待缝缉矣。”大致意思是：“附会”就是统率文章的义理主题，联系文章的首尾段落，决定材料的取舍，组合衔接文章章节，包举全篇，使内容丰富而不散漫。这就好比建筑房屋必须打好基础，裁制衣服要细针密缝一样。
《文心雕龙·附会》还称：“首尾周密，表里一体，此附会之术也。”意思是：做到文章的首尾结构周密，内外一致，这就是附辞会义的方法。清代诗人袁枚在《随园诗话》中也有“着意画资妙选材，也须结构匠心裁”之说。曾国藩认为，谋篇布势是写文章的“最大功夫”。古人的这些类比和妙喻，都印证了文章结构的重要性。
大家也许会想，公文是有固定格式的，按照格式规范来写就是，结构似乎不那么重要吧？其实并非这样，公文也很讲究结构。公文格式只是外在形式，结构则体现内在思路。
公文在形成观点、有了材料之后，还不能成为一篇文章，必须按照一个内在的脉络，井然有序地组织在一起，构成一个有生命的整体。因此，在动笔之前，对基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾等，进行一番全面考虑和总体设计，这是公文写作中重要的一步。结构未定，就匆忙动笔，是写作的大忌。
我们说，文章结构通常被划分为六个组合要素，即开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。但在应用文尤其是公文写作实践中，这六个结构要素的组合方式常常发生变异，要么不需要结尾，要么篇段合一，要么层次简单化，要么作细密的层次分割，凡此种种，不一而足。显然，这是由于公文有固定体例和相对稳定的结构模式，公文写作者在思考文章结构时，需要与之相适应。
例如，“请示”分为请示缘由和请示事项；“通知”分为目的依据、通知事项、执行要求；“法规”分为总则、分则、附则；“总结”分为基本情况、成绩经验、问题不足、今后打算等。总之，公文的特殊结构模式就是为了适应不同文种的体式特点。
公文结构有没有一些常用模式呢？这是有的。一般而言，公文写作的常用结构模式有四种。
第一种是“篇段合一”式。即全篇的结构为一段，篇段合一。这种形式多用于内容集中单一、篇幅简短的公文，如发布令、呈报性报告、转发和印发通知，以及简短的公告、任免通知和批复等。
第二种是分项式。即开头先说明目的、依据、原因，或阐明主旨，然后分项表述有关内容，形成“总说—分述—总说”的结构。这种模式在公文中使用得相当普遍，如请示、决定、通知、函、会议纪要等公文，一般采用这种结构。
第三种是条款式，又称条文式。在公文写作实践中，公文写作者常常需要对纷繁复杂的工作事项进行条分缕析，做出适当的主次、先后排列和结构配置。“条款式”便是这一工作实践的产物。即全文从头到尾采用条文式结构，将一个事项作为一“条”，以汉字序数逐条排列（如“第×条”）。条款式专用于法规、规章类公文。
条款式也有两种：一是章断条连式，即全文分为若干章，章下列条，条目序号不受章的限制，全文条目序号连续编排，这种结构适用于内容多、篇幅长的法规、规章，如《中华人民共和国统计法》就采用这种形式；二是条文并列式，即全文不分章，条目序号连贯编排。篇幅较短的规章、制度一般采用这种形式，如《国家统计局巡查工作办法》。有的条文并列式结构可不用“条”标示，直接以汉字序号排列，如《统计上大中小微型企业划分办法》。条文并列式结构下的款或项应独立成段，段间内容应具有相关性。
第四种是分部式，又称文章式。即将内容分成几个部分或若干层次，每个部分可用小标题揭示该部分主旨，以相对完整的一个意思组成若干段落，以若干部分或若干段落形成篇章。分部式结构也有两种：一是全文内容分为若干部分，每部分以小标题显示该部分的主旨，下面阐述具体内容。这种形式常在篇幅较长的报告中使用。二是全文按层次直接分段排列，不加小标题和序号，奖惩性通报通常采用这种形式。
掌握了这几种结构模式，我们在工作中可以根据实际情况，灵活使用。一般而言，一些内容比较单一的公文，在长期实践中形成了固定的结构。但内容复杂的公文，结构变化较多。公文写作者需要根据主旨和材料来具体确定其结构。如何安排好公文结构呢？我建议，要把握好三项原则，即层次清晰、段落衔接、内容照应。
先讲层次清晰。所谓层次，是指公文的组成部分的顺序安排。安排层次要注意做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰。在层次的安排上，一般有以下三种形式。
一是总分式。即先总后分的形式。开头作总述或综述，接着分别叙述有关事项，最后小结或提出要求。总分式的具体内容安排是：开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或缘由；之后重点分述各有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述；结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用比较普遍。请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。法规性公文也基本属于这种形式。
二是递进式。各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。递进关系多种多样，如由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种形式。总分式的分述内容有的也用这种形式。
三是时序式，也叫贯通式。即按事物进程、时间推移来安排结构。叙述的内容如果是一个完整的事件或过程，可用这种形式。此种形式常用于情况报告、事故报告、调查报告等。
再讲段落衔接。所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。它一般小于层次，往往几个段落才构成一个层次，有时也等于层次，即一个段落就是一个层次。衔接指的是层次之间、段落之间的连接和转换，起承上启下的作用。
公文的段落划分和衔接要把握以下几点：一是在段落划分方法上，可以按中心意思（主旨）、条项内容（同类事项、问题、观点）、事物发展阶段等来划分，具有相对独立性的部分或过程中的具有相对独立的阶段划为一段。二是每个段落应准确、简洁地表达一个完整的意思，避免内容零散、杂乱。三是句子、段落之间的组合要有序、合理，注意上下段落间的联系，避免出现逻辑上的跳跃和断层。四是公文的段落应长短适度、匀称得当，不能过于冗长、累赘，特别是请示和法规性公文的段落要力求简短、清晰。五是公文的衔接需要过渡词、过渡句、过渡段，运用过渡手段进行衔接，常见于内容转换时和由总括到分述时。做到各个部分之间“前后连贯，气脉相承，通篇浑然一体”，这就是好的过渡。过渡一般采用关联词、引文、小标题、序数词等。
最后讲内容照应。照应就是公文的题文、前后内容要关照和呼应，以加强公文的前后内容联系，增强公文的整体感。常用的照应方法有三种，即题文照应、前后照应、首尾照应。题文照应是公文写作的基本要求之一，要做到这一点，关键是公文的标题要鲜明揭示公文的主旨，内容要紧扣标题，即通常所说的题文相符，不能“离题万里”。前后照应就是前面说的内容后面要有着落，后面写的事项前面要有交代。首尾照应就是首尾遥相呼应，以引起读者的思索和回味。
一篇合格的公文，各要素应该组织合理、和谐统一。那么如何安排好公文的结构，使各要素之间相互协调、统一呢？我们应该把握以下几个方面的原则和方法。
第一，本着为主题服务的原则来安排结构。主题是公文的灵魂。公文的结构、材料都为主题服务。在结构上，公文写作者要围绕主题进行布局，使各个环节紧紧围绕主题展开；在材料选用上，对于能突出主题的材料要精心挑选，对重点体现主题的部分，需论证充分、说理透彻。抓住公文的重点后，再统筹考虑全文的结构，对整篇安排哪几个部分、各个部分的先后顺序及详略、层次与层次之间的过渡、各部分之间的照应、材料的选用等都要进行谋划。在行文时做到疏密有致、言之有据、论证有理、连贯通畅。
第二，根据事物发展的内在规律及逻辑关系来安排结构。公文写作时，公文写作者要反映客观事物固有的规律，按照事物发展的进程，有层次、有条理地加以说明和阐述。一般而言，可以按以下方法来安排结构：一是按照提出问题、分析问题、解决问题、制定措施、得出结论的顺序；二是按照时间的顺序；三是按照从现象到本质的顺序；四是按照由简单到复杂、由局部到整体的顺序；五是按照由起因到结果的顺序。按照这样前后有序、环环相扣、层层递进的方法来安排主体结构，才能使公文表达的意思层次分明，简单明了。
第三，根据公文的不同文种来安排结构。文种不同，一般其结构也不一样。例如，请示一般采取“提出问题—分析问题—提出解决的意见和建议—请求批准”的形式；通知一般采取“告知目的—告知事项—执行要求”的形式；工作报告一般采用“背景概述—总述—分述具体做法、体会、经验等—存在的问题和今后的打算”的形式。