指尖上的效率,Excel快捷键手册
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快捷键与工作效率

微软把自家的Office软件称为“生产力套件”,那么Excel无疑在这个“生产力套件”中扮演着重要的角色。如果天天和Excel打交道,要想提高“个人的生产力”,熟练掌握一些快捷键是必要的。

很明显,快捷键能够减少双手在键盘和鼠标之间的切换次数,并能避免用鼠标一层层查找Excel菜单的烦琐操作。可千万别小看每一次使用快捷键所节省的几秒钟的时间,如果你天天和计算机打交道并以其作为谋生工具,每天可能会进行成千上万次的计算机操作,如果能充分、有效地使用快捷键,所节省出来的时间是非常可观的。

除此之外,熟练使用计算机快捷键还能提升计算机操作的连贯性,让你在操作软件时有一气呵成的畅快感。

那要如何用Excel快捷键提高工作效率呢?下面还是用一个简单的案例来说明。

假设有如下图所示的含有10000(也许会更多)行数据的工作表,现在需要对该数据表格做如下格式设置。

(1)选中整个数据区域并添加表格线。

(2)设置表头(第一行)中的文字为粗体,并设置表头的背景为淡蓝色。

(3)把D列中错误显示为整数的日期设置成正常的日期格式。

如果你不使用或者不会使用Excel快捷键,可能会按照以下步骤来操作。

(1)选中A1单元格,向右拖曳鼠标选中第一行数据,保持鼠标左键处于被按下的状态,向下拖曳鼠标,一直向下、向下、再向下……直到把10000行数据全部选中,这个过程大约需要40秒。

(2)单击鼠标右键,在弹出的鼠标右键菜单中选择“设置单元格格式”选项。此时弹出“设置单元格格式”对话框,选择“边框”标签,再选择“外边框”和“内部”边框按钮,这个过程大约需要5秒。

(3)再次选中A1单元格,向右拖曳鼠标选中第一行数据,在Excel界面中依次单击“开始→字体→粗体”命令设置表头字体为粗体,这个过程大约需要3秒。

(4)接着选中“填充颜色”按钮,设置填充颜色为淡蓝色,这个过程大约需要2秒。

(5)选中D列,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。弹出“设置单元格格式”对话框,选择“数字”标签,在该标签下,选择“类别”列表框中的“日期”选项,把数字变成日期,然后单击“确认”按钮关闭对话框,这个过程大约需要3秒。

按照上面的操作步骤,完成任务总共用时40+5+3+2+3=53秒,需要花费将近一分钟的时间!

如果使用Excel快捷键完成同样的任务,可以按照如下方法操作。

(1)将光标置于数据区域,按Ctrl+A键一次性选中整个数据区域,这个过程大约需要2秒。

(2)按下Ctrl+1键弹出“设置单元格格式”对话框,选择“边框”标签,单击“外边框”和“内部”边框按钮设置选中区域的边框,这个过程大约需要3秒。

(3)再次选中A1单元格,按Ctrl+Shift+→键,快速选中第一行含有数据的全部单元格,这个过程大约需要3秒。

(4)按Ctrl+B键,设置表头字体为粗体,这个过程大约需要1秒。

(5)在Excel界面中依次单击“开始→字体→填充颜色”命令设置表头背景为淡蓝色,这个过程大约需要2秒。

(6)选择D列,按Ctrl+Shift+#键,把D列中的内容设置为日期格式,这个过程大约需要2秒。

使用快捷键完成这个任务总共用时2+3+3+1+2+2=13秒。

通过对比以上两种方法,可以发现使用Excel快捷键后,完成任务所用的时间显著减少,从原来的53秒减少到了13秒。在日常工作中,每天可能会遇到成百上千次类似的操作,如果掌握了常用的快捷键,一定能更快地完成工作!

有人说,从某种意义上讲,职场也是一种江湖,要在江湖上混得开,需要掌握“十八般武艺”。掌握了Excel快捷键,就类似于学会了江湖上的“无影手”绝招,能显著地提高自己的工作效率,能人之所不能。