第二章　公文写作基本知识

第一节　公文的主题

公文的主题就是公文作者为写作目的需要，通过公文的全部内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过程中，主题一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。因此，正确确立主题，使之合乎要求，是写好公文的关键。

公文与一般文章虽然不同，但在写作上也同样要求突出中心意思。现在，对于一般记叙性文章的中心意思，人们通常称为“中心思想”；对于论说性文章的中心意思，通常称为“基本观点”或“中心观点”；对文艺作品的中心意思，通常称为“主题思想”；而对公文的中心意思，则通常称为“主题”。

公文作为文章的一种，与其他体裁的写作规律有共同之处，就主题而言，不论公文长短，内容多少，也不论作者是谁，一件公文总有一个“主题”。这个“主题”像其他文章的主题、中心思想、中心论点一样，是公文的“灵魂”和“统帅”，也同样应该贯穿首尾，统摄全文。但公文作为一种独立的文体，其主题有其独特之处。

1.公文主题反映的对象是公务活动

公文主题主要通过反映公务活动表现出来，所作的判断是什么事该（不该）办，或如何办，办得怎么样，它只对公务事务作出判断，一般不涉及公务事务以外的问题，也不需要塑造人物形象，或进行系统的理论阐述。

2.公文主题的表达方式比较直接

公文主题通常采用议论、说明的方式表达，偶有叙述，不需要描写、抒情。很多公文标题就说明了主题。较长篇幅的公文，篇首的导语是对全篇内容的撮要，就是主题。即使没有导语的公文，其主题也是毫不隐讳直接告诉读者的，它不像文艺作品的主题，隐含在艺术形象的塑造中，需要读者体味揣摩。

3.公文主题有直接的社会价值

公文主题是对某项公务活动的判断，体现着决策、行动和经验。一旦人们了解了主题，即领会了公文的基本精神和基本观点，马上会采取相应的行动，由此，体现了主题的直接社会效用。这一点，同文艺作品主题通过潜移默化来感染、教育人不同，与议论文的中心论点直接教育人的作用也不同。

4.一份公文只有一个主题

一份公文只能写一件事或一个问题，即“一文一事”，因此一份公文只能有一个主题，不能搞多中心。例如下级行政机关针对某一问题向上级行政机关提出的“请示”，以及上级行政机关对此的“批复”，又如平行行政机关就某一问题进行商洽而写的“函”，在写作时必须紧紧围绕所提的问题，不能另生枝节，离题别议。如果一篇公文有两个以上的主题，就可能什么也表达不清，什么目的也达不到。因此，切忌主题不明或多主题。

第二节　公文的材料

一篇公文所依据的事实和道理，就是材料。材料之于公文，如同血肉之于人。

1.材料的作用

主要有两点：首先，是观点赖以产生的基础。材料在多数情况下属于对事物的感性认识。“这样的感性认识积累得多了，就会产生一个飞跃，变成了理性认识，这就是思想。”（毛泽东《人的正确思想是从哪里来的？》）没有材料作基础，观点无从产生。我们通过收集某一专题的全部材料，并且经过深入研究，得出结论，观点便会跃然而出。其次，是表现观点的支柱。公文的观点不能孤立地、赤裸裸地存在，它们必须由充分的材料来证明、来支持。党政干部有这样的经验，即使是写一份简报，写一则请示，没有材料也是万万不行的。

2.材料的来源

一是直接材料。即通过作者自身的观察、体验、感受、调查直接得到的材料。我们要在工作和生活中养成观察、积累的习惯，关心国家大事，留心身边各种事物，掌握所在单位、部门、系统、地区的各种情况。还要深入基层、深入实际进行调查研究。调查研究的形式有普遍调查、重点调查、典型调查、抽样调查等，调查的方法有现场勘察、个别谈话、开调查会、问卷调查等。

二是间接材料。就是从各种简报、报告、文献资料、书籍报刊中得来的材料。因为它不是从实践中收集的第一手资料，所以叫做间接材料。获取间接材料要大量阅读，勤于查找。要学会利用各种索引（现在特别流行网上搜索）、工具书，学会利用图书馆、资料室、文件室、阅览室等。总之，不管是直接材料还是间接材料，都要靠我们去收集，去整理。任何一个公文写作者，从步入文秘这一领域那天起，就要牢固地、持久地树立材料收集意识，建立自己的“材料库”。实践表明，这种意识的有与无，甚至浓与淡，其效果是大不一样的。

3.材料的鉴别和选择

材料的收集是从无到有，集于案头；鉴别是除却伪劣，保留当者；选择是平中选优，备钢于刃。

鉴别和选择材料要做到：

一是真实可信。就是指客观实际是怎样就是怎样，真有其事，不能信口开河，不问真假。据1997年第9期《秘书》杂志载，某乡在大草甸子上投资建成牛舍，搞养牛小区。可是，牛未养起来，“经验”已出笼。文件上报后，县里即组织参观，乡领导部署各村借牛入栏，粉饰现场。可见，用虚假材料堆砌公文的后果是恶劣的。

二是表现主题。观点和材料统一，是公文的根本性要求。要选择那些恰当地支持观点、有力地证明观点、科学地说明观点的材料，使其达到水乳交融的程度。

三是典型有力。就是材料要有代表性，能反映事物的本质、主流和规律。毛泽东说得好：“材料是要愈多愈好，但一定要抓住要点或特点（矛盾的主导方面）。”恩格斯《在马克思墓前的讲话》首句：“3月14日下午2：45分，当代最伟大的思想家停止思想了。”寥寥两句，便交代了时间、人物、事件，此即古人倡导的“文约事丰”“贵乎精要”。

第三节　公文的格式

在应用文书中，公文是最讲程式化的文种。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式表现出来。

法规与规章文书在文面上表现为章条式，诉讼文书和部分经济文书（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。

一、文头格式

公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。

（一）文件名称

文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”“××公司文件”。（参见图1）

×××××文件

（图1）

（二）发文字号

发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。

发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示的是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06”，括号须用六角括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。（参见图2）

（图2）

发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。

（三）签发人

上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（参见图3）

（图3）

（四）秘密等级（密级）

秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★，无密不标。★前标密级，★后写保密期限，如“机密★1年”。（参见图4）

（五）紧急程度（急度）

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。（参见图4）

000001

机密★1年

特急

（图4）

（六）份号

份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（参见图5）000001

机密★1年

（图5）

二、主文部分

公文的主文，包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。

（一）标题

公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。

完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。

概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混，令人不知所云，要体现概括性，不能面面俱到，臃肿庞杂。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是省略事由，如《××××××市关于××××××的通知》。（参见图6）

×××××关于××××××的通知

（图6）

（二）题注

题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括上，有的用破折号标识。

（三）主送机关

主送机关，又叫做“抬头”“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。位于正文之前，标题之下，顶格写。（参见图7）

×××××关于××××××的通知

××××××××：

×××××××××××××××××××××

（图7）

如主送机关不止一个时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：

各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：

普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。

（四）正文

正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。

（五）发至级限

发至级限指文件发至层次，一般写在正文后，落款的左上方，也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。

（六）附件

附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，根据需要而定。附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号，“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。（参见图8）

附件：1.×××××××××××××××

×××××

2.××××××××××

（图8）

有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的，被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，正文文本已写清这些文件、材料的名称，因此不必再标“附件”。

（七）发文机关

发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。（参见图9）

×××××××

××××

2012年7月1日

（图9）

（八）签署

签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。（参见图10）

××××××××××××××××××

×××××××××××××××.

部长：×××

2012年7月1日

（图10）

（九）成文时间

一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。（参见图10）

成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。成文时间，一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件，则标在公文标题下。

（十）印章

公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正，合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。（参见图11）

（图11）

三、文尾部分

文尾部分格式，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。

（一）主题词

主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院公文主题词表》《教育类公文主题词表》等）。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2～3个主题词，最多不超过5个，词与词之间，不写标点，空1个字的间距。（参见图12）

（图12）

（二）抄送单位（抄送机关）

指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。（参见图13）

（图13）

（三）印发机关、印发日期和印数

印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。

印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行。前面左空1字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右空1字。（参见图14）

（图14）

印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印××份”有的，用圆括号括上。（参见图15）

（图15）

（四）附注

附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空2字，在成文时间下一行。

（五）页码

页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。（参见图14）

（六）书写与用纸

文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

有关公文的其他格式规定，请参见《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》。（具体样式参见图16、17）

（图16）

（图17）

第四节　公文的布局

公文的布局主要体现在开头与结尾的展开方式。

（一）开头方式

1.概述情况　即在开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。简报、报告、会议纪要、总结等常用此法开头。

2.提出问题　即在开头提出问题，提示应用文书的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。调查报告常用这种方式开头。

3.直陈目的　即在开头以“为了”“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。

4.引述来文　即在开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。

5.阐明观点　即在开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。

6.表明态度　即在开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。

7.交代原因　即在开头以“由于”“因为”“鉴于”等词领起下文，也可直接陈述发文原因。

8.说明根据　即在开头引用有关法律、法规或上级指示精神，具体来说，是以“根据”“遵照”“按照”等词语领起下文，标示出行文有据。通知、批复、规章文书等常用这种方式开头。

应用文书的开头，有时是多种方式结合运用。

（二）结尾方式

1.作请求。即在结尾请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。

2.作强调。即在结尾对文中的主要问题作强调说明，以引起阅读者的重视。

3.作要求。即在结尾提出要求、希望或发出号召。

4.作总结。即在结尾对文中的主要观点或问题做出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。

5.显文种。以模式化的方式把名词性文种作动词用，并以此结尾，如“特此通告”“特此通报”“特此通知”“特此报告”等。

6.作补充。即在结尾补充交代有关事项、事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。

除上述几种结尾方式外，还有祝贺、慰问式的结尾，以及主体部分意尽即文完，不再另写结尾等方式。

第五节　公文的表达方式

公文的表达方式，就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。在文章的五种基本表达方式（叙述、描写、抒情、议论和说明）中，公文常用的有三种，即叙述、议论和说明。

1.叙述

叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式，是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外，通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。

公文中的叙述以叙事为主，采用概叙、顺叙的手段，开门见山地陈述事件的全貌，也可以根据实际需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方法。

2.议论

议论就是议事论理，对客观事物或问题进行分析评述，作出判断或评议，表明观点和态度的一种表达方式。

公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据，不是贯通全文的主要方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。无须旁征博引，常用简单的结论性、论断性的语言，论述较客观、冷静，不带或少带感情色彩，常结合叙述、说明使用。议论具有论点、论据和论证三要素。

3.说明

说明就是用简明扼要的文字，对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。

公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物，以治理国家和管理社会为主要目的，说明比较抽象、概括和简要。

上述三种表达方式中，以反映情况为主的公文侧重叙述；以阐明道理为主的公文侧重议论；以提高要求为主的公文侧重说明。