第三章　公文写作常见病例及修改

第一节　公文标题病例分析

公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，笔者归纳总结出了以下八个方面，并作粗浅分析。

一、要素不全

完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文。

常见的病例有三种：一是随意省略事由。如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”“主席令”“布告”等），一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》。

二、乱用文种

主要表现在三个方面：

一是混用文种。如《关于××县××乡换届选举问题的请示报告》，这里把“请示”“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。报告一般分为两种：一种是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”所使用的“汇报式报告”，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报告”，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出一些具有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。第二种报告（批转式报告），今后应改用“请示”文种，这是2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中的新规定：“向上级机关请求指示、批准”用请示。

二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”“规定”“办法”“总结”“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文，但可作为“印发”“颁发”式“通知”的“附件”行文。

三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《××（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知》《××（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”“要点”“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。

三、隶属不清

不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如《××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。

四、提炼不精

主要表现在标题冗长上。如《×××（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。

五、题不达意

表现在四个方面：一是事由偏跑。如《×××关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。应改写为《×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大意小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小意多。如《关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题意过小，难于表达和带动正文，此标题可改写为《×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题义不清。如《××县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。

六、用词重叠

多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”“替代法”“直转法”三种技术处理办法。

七、滥用符号

如“××县人民政府办公室关于印发《××同志在××会议上讲话》的通知”“转发《××省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：“××县人民政府办公室关于印发××同志在××会议上讲话的通知”“转发××省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

八、标注不规范

主要表现在以下两个方面：

一是回行题式不规范。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却往往做不到这一点。如：

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展

环境的实施意见

此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：

中共××县委××县人民政府

关于进一步整治和改善经济发展环境的

实施意见

二是摆列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间距离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”；左右摆布时，要居中。居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。

三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用宋体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字）。

第二节　公文在正文写作中常见病例分析

目前，在党政机关和企业事业单位中，相当一部分同志因缺少公文写作基本功的训练，很难从静态和动态两个方面把握公文写作的特征和规律，致使写出的公文不够规范，其中不少方面有违背公文管理法规。这种现象若不尽快解决，要实现公文管理的科学化是根本不可能的。在正文写作中比较常见的问题有以下几个方面：

1.词语使用不规范

一是滥用副词。不少文稿为了加重语气，强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。当然，有时可以重叠运用某些副词，但要根据需要，而且要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就可以用“进一步加强”。

二是滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇都是“要”字，让人觉得烦。更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”，比如工作汇报中使用“要”字，就好像是向上级下指令似的；工作总结，本来是谈情况和体会的，也老是用“要”字，就好像是谈未来的打算了。

三是重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可避免的，但我们应该而且可以做到的是，短距离内尽量不要重复，尤其是在一句话中不要重复。

四是乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要不断注入新鲜气息，但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程，不能过于“前卫”。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不适宜，因为除了业内人士，没有多少人能懂。

五是混用词。如“其它”和“其他”经常混用。关于这两个词的使用，省政府办公厅专门咨询过国家语委专家，为规范一致，自上世纪90年代中期以来，国务院办公厅就规定，在法律法规和公文中统一用“其他”。又如“按照”和“遵照”在使用上的区别。“按照”是中性词，通用于各种文体；“遵照”有遵奉依照之意，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。这些细微之处，应注意区分。

六是用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是，好像也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光？如此等等，不一而足。

七是滥用模糊词。用的最多的就是“有关规定”。这里要提醒的是，在草拟文稿尤其是规范性文稿时，我们应尽可能把“有关规定”写具体。因为2008年5年1日国务院颁布的《政府信息公开条例》就要正式施行，要求与社会公众息息相关的政府信息都要依法公开，其中最主要的就是行政公文的公开。公开方式有三类：首先是主动公开的信息；其次是依申请公开的信息，这类信息使用是要收费的；第三是不得公开的信息。按照信息公开的要求，我们制发公文的政策、法规依据是什么必须交代清楚，否则就有吃行政官司的可能。

2.名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：（1）单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简称。（2）同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。（3）随意用简称。领导讲话稿中用简称可以节约词汇，但这种简称必须是符合规范、大家都已接受、一说就明白的，比如“三个代表”大家都知道。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工知道。如要写进文件或领导讲话中，就不能用简称了，要应在首次出现时用括号作附注说明，要不就会让人有莫名其妙的感觉。

3.数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确。具体说来，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他均应使用阿拉伯数字。

4.上报公文错误较多

主要存在以下问题：（1）来文份数不够的（不得少于5份）；（2）不属特殊情况的越级行文；（3）发文字号不统一、不规范；（4）未标注签发人姓名；（5）应由单位主要负责人签发；（6）应注明所有会签人；（7）文种使用不当；（8）请示和报告混用；（9）“请示”应当一文一事；（10）请示未注明联系人和联系方式；（11）“报告”中夹带请示事项；（12）多头主送；（13）文件涉及事项应由报文机关自行解决的；（14）应直接报送有关主管部门；（15）应附有关部门意见一并上报；（16）仍采取“此页无正文”；（17）正式行文为白头或未加盖印章；（18）成文时间距报送时间过长（平川、县、区不超过7天，山区、县不超过10天）；（19）主题词标注不规范；（20）其他不符合公文格式和行文规则的问题。有上述情形之一的，市政府办公室将退回报文单位规范完善后再报，并记录在案，每半年向市政府领导和在全市通报一次。

5.办文缺乏计划性

一些单位工作没有前瞻性和计划性，对一些可预见的会议材料和上报文件，不到临近开会或上报的时候不着急。事到临头又急得不得了，而市政府办公室对发文件又毫无准备。为了不误事，办文的同志常常不得不到重要会场、调研现场请领导审阅。遇到特殊情况，还不得不在征得领导的同意后，先发文，再补签，给工作带来很大的被动。如果主办部门提前计划准备，及早按程序送审，类似情形是完全可以避免的。

第三节　公文中常用错的词语辨析

有许多读者在日常公文处理过程中，经常遇到一些同义词、近义词、异形词等词语使用不当的语句，这不仅会影响到公文的权威，有时候可能还会造成错误，导致在工作落实过程中出现差错。所以我们应该注意掌握这些词的差异，准确使用，提高工作质量和效率。

1.“二”与“两”

使用“二”的地方：①自然数。②序数、小数、分数。

使用“两”的地方：①一位数的基数。如“两台机器”。②概数。如“三两天”。

2.“倍”的运用

“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。如果说用于减少，就应该加“负”字。

3.“以上”与“以下”的运用

“以上”“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内”。

4.“制定”与“制订”的运用

“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”

“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”

5.“物质”与“物资”的运用

“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。

“物资”即指具体的财物资源。

6.“需要”与“须要”的运用

“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。

7.“权力”与“权利”的运用

“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。

“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

8.“截止”与“截至”的运用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……为止。

9.“违反”与“违犯”的运用

“违反”即不遵照，反着方向做。

“违犯”即违背，触犯。

10.“以至”与“以致”的运用

“以至”即到、直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。

11.“象”与“像”的运用

在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其他系动词时不能写作“象”。

12.“的”“地”与“得”的运用

“的”“地”“得”是结构助词，在口语里都念“de”。“的”用在名词前，是定语的标志；“地”用在动词和形容词前，是状语的标志；“得”用在动词和形容词后，是补语的标志。

13.“部署”与“布置”的运用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

14.“既”与“即”的运用

“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。

“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义。

15.“和”“与”“及”的运用

“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。

像这类的字和词还有很多，在这里就不一一表述了。需要提醒大家的是，如果遇到自己不懂或模棱两可用词时，一定要翻阅一下词典，切莫想当然落笔下文。

第四节　怎样起草公文

在公文的写作中，如何写出一篇词意表达准确、铲除时弊、力求精短的公文呢？

1.力求主旨单一，切忌内容混乱

有一份××市税务局主送××区税务局关于免税的批复是这样写的：“你区灯泡厂生产的汽车灯泡，由于引进技术和上交管理费等原因，造成亏损。同意你局意见，对该项产品20××年再继续给予免征工商税一年的照顾。期满后立即恢复征税，不得再报减免照顾。”接着，第二段又写道：“希协助该厂采取有效措施解决生产中的问题，改善经营管理，加强经济核算，扭转亏损。”这个批复显然是一文多旨。本来中心是对××区灯泡厂申请免税的批复意见，在第一段已明确表明了市局的态度，此文即应结束。第二段与主旨无关，应该删去。

写作公文要一文一事，主旨单一。如果公文的内容混杂，一文多旨，必然使收文者不得要领，影响公文效力。因此，公文写作者必须在立意、炼题上多下工夫。

2.力求开门见山，切忌绕山弯水

目前，有些基层单位的公文套话连篇，开头大段不着边际，动辄“在党中央、国务院有关政策的指引下，在省、地、县各级领导的亲切关怀下，在×××、×××领导的亲自指挥下……”好像不这样写就不足以显示政策的威力和领导的重视，简直就像茹太素“万言挨板子”那样滑稽可笑。这样绕山弯水，还叫什么公文？别林斯基说过：“假如第一行落笔太远，那么这篇论文一定是废话连篇，离题万里；假如第一行就接触事件，那么这篇文章就是好文章。”这个道理，对公文写作同样适用。

“开门见山”是使公文写得集中、精练、明快的基本技法之一。“开门见山法”又叫“倒悬法”，其特点是先论点、后论据，即从公文的开始，就把结果、结论、目的提出来，然后再讲过程、情况、理由。这种技法，不仅公文一开头要用，而且凡有若干层次或段落的公文，在每个层次或段落也要使用。如果只在公文开头用，而每个大的层次或段落却如“十月怀胎”，经过一个很长的过程才出现结果，这样，公文开头的“开门见山”效果也会大为逊色。

3.力求干明叶茂，切忌十干一叶

相传北宋诗人王琪年轻时很自负，一天，他来到竹园赏玩，但见青竹丛丛，枝叶翠翠，不由得望竹生意写出一联：“叶垂千口剑，干耸万条枪。”写后仔细玩味，颇觉得意，便拿给朋友看，得到夸奖后更是自鸣得意，于是将其挂于中堂，并夸下海口：“有能挑剔我一字者，愿以十金相酬。”几天过去了，竟无一人挑剔；王琪见状更是神气万分。谁知到了第八天晚上，苏东坡突然前来串门，看完此联后沉吟不语。王故作谦逊地说：“久仰尊师大名，如雷贯耳，晚生诚望指教一二。”苏轼开门见山地说：“好虽好也，十干一叶。”王琪一听，瞠目结舌，羞愧地摘下了对联。“十干一叶”的故事虽系传说，但苏东坡的批评却发人深省。

如今，在公文写作中，仍然不乏那种空讲道理、空提任务、空表决心、空下结论的文稿。类似有干无叶或干多叶少，使人看来干瘪无味，摸不着头脑。所以写作公文一定要处理好“干”与“叶”的关系，做到干明，即主旨明确，脉胳清晰；叶茂，即有血有肉，富有生机。这种“叶”，应是充分显示活力的绿叶，要对所占有的材料，无论是整体材料、典型材料还是背景材料和对比材料，都下一番精心筛选、裁剪、搭配、装点的工夫。切忌罗列现象，开中药铺。如能这样，即可消除“十干一叶”之弊，达到“干明叶茂”之效。

4.力求语言简明朴实，切忌种种套路

在一些基层单位的公文中，令人头痛的是套话太多。如像泛滥成灾的“在……下”，层出不穷的“结合”，没完没了的“依据”。言过其实的“亲自”，屡见不鲜的“大力”“狠抓”“认真”“十分”……某刊物上曾有这样一则关于某电站施工指挥部工程进度简报的《报道》的笑话：“在张指挥长的亲自带领下，整个工地热火朝天，进度加快。工程师、技术员亲自下工地，搅拌工亲自搅拌灰浆，浇注工亲自浇灌坝基，驾驶员亲自运送物资，炊事员亲自炒菜做饭，并将热腾腾的饭菜亲自送到工地……”此虽是笑料，但在实际中类似的赘语常不乏其例。

莎士比亚曾说：“模拟算得了什么，猎犬也会追随它的主人，猴子也会效法它的饲养者，马儿也会听从它的骑师。”郑板桥也说过：“学者自当树其帜”。撰写公文，不可能不参考手头占有的各种资料，但不能照抄照搬，只能重新“组装”，寻求文字的最佳组合方式，即自己的东西。公文写作，就是要下一番这样的工夫，而不是老在书报、文件、资料堆里打转转，爬格子，满足于照抄照套，尽搞些“童叟谈五经，白发死章句”。

5.贵善遣词造句，切忌叠床架屋

在公文写作中，常见的另一种现象就是叠床架屋，重复累赘。归纳起来，大致有如下几种情况：一是内涵不明导致的叠床架屋，如“各位同志们”“涉及到”“必须要”“大浩劫”“继续进一步”等等；二是外延不明而导致的叠床架屋，如“反映了情况和问题”“学习有关政策的规定”等等；三是语法意义不清导致的叠床架屋，如“最最坚决拥护”“非常非常热爱”“对重大问题要尽快查处”等等；四是非语病的叠床架屋，如“通过学习以后他已认识到……”“仅一年时间内就实现……”“截止五月底为止已完成……”等等。这些叠床架屋现象，其病因就是在遣词造句上欠精度和力度。

有两句老话说：“关门闭户掩柴扉，一个孤人独自归。”这话念起来上口，听起来顺耳，造句巧妙，用意幽默。但前后两句各三个词组仅分别说明了两个意思：“关门”“一个”。它是专门用来讽刺那些行文叠床架屋、重复累赘的，而这种弊端实乃公文写作之大忌。

6.力求一字千钧，切忌洋洋洒洒

有些文字秘书总是习惯于写长文，一下笔总是洋洋数千言、数万言，仿佛不长就说得不透彻，讲得不全面，不能解决问题，就显不出自己的开阔思路和写作才华，因而不被上级部门重视和得到领导的青睐。无产阶级的革命导师列宁，对冗长繁杂的文章是深恶痛绝的。他曾给伊克叶诺夫写过这样一段话：“你是否可以设法，送一份关于你们机关情况的简短报告……和你们的简单工作计划。请写得短些，采用电报文体，如果必要的话，可以另加附件。写长了，我根本不看，一定不看。”这句话，应该作为秘书工作者写作公文的座右铭。

古往今来，我国许许多多名人在写作上都十分注意精心推敲，力求一字千金。欧阳修的母亲去世后，他的弟子苏轼前去吊丧，写了一篇后被世人传颂的祭文，曰：“孟轲亚圣，母教之也；夫人生子如轲，虽死勿憾。尚飨。”祭文用恰当的比喻，高度概括和赞颂了其母的教子有方。全文除去惯用的“尚飨”二字结尾外，正文只有18个字，且措词得体，意味深长，足使死者含笑于九泉而使生者欣慰。

“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言应当平实、质朴、准确、精当，这就要求公文写作者精心遣词造句，反复推敲权衡，下一番精雕细刻的工夫，以严实、严谨、严密的科学态度，竭力删去一切可有可无的字、句、段，写出言简意赅、短小精当的公文来。