2.6 设置形状数据
Visio与其他绘图工具相比，还有一个重要的特点，就是Visio的形状可以与数据进行绑定，并能轻松地进行数据与形状之间的切换。
Visio的形状中可以包含数据，既可以在绘图页面中显示出来，也可以导出到Excel等办公软件中；此外还可以将Excel中的数据与Visio中的形状快速绑定。
课堂实训40 为形状添加数据
①单击“形状”窗格中的“更多形状”，在弹出的菜单中选择“我的形状”，接着单击课堂实训38中新建立的“常用绘图工具2”模具，然后选择“变压器”形状，拖入绘图页面中。
②右击该形状，在弹出的快捷菜单中选择“定义形状数据”命令，如图2-71（a）所示。弹出“定义形状数据”对话框，在“标签”文本框中输入名称，选择数据的类型，然后单击“新建”按钮，即可完成一个属性的添加。依此类推，接着添加“安装地点”（类型：字符串）、“负责人”（类型：字符串）和“安装时间”（类型：日期）等属性，如图2-71（b）所示。
图2-71 定义形状数据对话框
③选择“视图”选项卡中的“显示”组，单击“任务窗格”项下方的
，在弹出的列表中，单击形状数据。打开“形状数据”窗格。也可以通过右击形状，在弹出的快捷菜单中选择“数据”|“形状数据”命令，同样可以打开“形状数据”窗格。
④在当前形状的“形状数据”窗格内输入数据，如图2-72所示。
图2-72 “形状数据”窗格
如果绘图中有较多的形状都具有相同的属性，则不必一一为它们定义添加属性，而可以通过添加数据集的方法，一次性为这些形状添加上相同属性，然后只要分别填入相应的数据即可。
课堂实训41 添加形状数据集
①选择“视图”选项卡上中的的显示组，单击“任务窗格”项下方的
，在弹出的列表中，单击“形状数据”，打开“形状数据”窗格。此时的数据窗格内为一片空白。
②在空白的“形状数据”窗格内右击，弹出快捷菜单如图2-73（a）所示，单击“形状数据集”后，弹出“形状数据集”窗格，如图2-73（b）所示。
③在“形状数据集”窗格内，单击“添加”，弹出“添加形状数据集”对话框，在对话框内输入形状数据集的名称为“设备管理”，如图2-73（c）所示。单击“确定”按钮后，该对话框关闭，并在“形状数据集”窗格内出现刚刚定义的形状数据集名称。
④接着在“形状数据集”窗格内单击新添加的数据集名称，然后单击“定义”，如图2-73（d）所示。
⑤弹出如图2-71（b）所示的“定义形状数据”对话框，在对话框中依次添加如下属性：设备型号（类型：字符串）、安装地点（类型：字符串）、负责人（类型：字符串）、安装时间（类型：日期）。
⑥在“形状”窗格中选择“基本形状”模具中的多个形状，并拖入绘图页中，同时选择这多个形状。
⑦在图2-73（d）所示的“形状数据集”窗格中，选择“设备管理”数据集，单击下方的“应用”按钮，则被选中的形状全部添加了“设备管理”数据集中定义的多个属性。
⑧分别单击各个形状，在“形状数据”窗格内输入不同的属性值。
图2-73 添加形状数据集
Visio形状中包含的数据也可以很方便地导出到Excel等办公软件中，方便进行设备信息的进一步管理和维护工作。形状的数据导出可以通过“审阅”选项卡中的“报表”|“形状报表”完成。
课堂实训42 将形状中的数据导出到Excel中
①打开课堂实训40所建立的绘图页面。
②单击“审阅”选择卡，找到“报表”项，单击“形状报表”，打开“报告”对话框，如图2-74（a）所示。
图2-74 “报告”对话框
③单击“新建”按钮，重新建立一个报表的定义。此时会弹出“报表定义向导”对话框，按向导提示，完成新报表定义及保存，如图2-75（a）～（d）所示。
图2-75 “报告定义向导”对话框
④完成报表定义后，会返回到“报告”对话框，并显示出新的报表定义项，如图2-74（b）所示。
⑤在“报告”对话框中，选择新的报表定义后，单击“运行”按钮，弹出“运行报告”对话框，选择报告生成的格式，通常选择“Excel”，如图2-76（a）所示。单击“确定”按钮后，系统会自动生成Excel文件类型的形状报表文件，并自动打开，如图2-76（b）所示。
图2-76 选择报告格式和生成的Excel报表
⑥对于生成的报表文件可以进行保存、打印，或进行进一步的数据处理。
Visio的形状数据功能十分强大，还体现在可以直接将Excel等数据源文件的数据内容拖动到形状上，使之成为形状的数据。将Excel报表中的数据导入到Visio的形状当中，使得形状数据的录入工作更加方便、快捷；而且可以建立数据与形状之间的联系，数据的更新也会及时同步更新到形状之中。
课堂实训43 将Excel数据表导入到Visio中
①单击“数据”选项卡中“外部数据”组中的“将数据链接到形状”项，如图2-77所示，弹出“数据选取器”向导。
图2-77 “数据”选项卡
②在链接外部数据过程中，多数情况下只需要单击“数据选取器”对话框的“下一步”按钮，依次进行即可。但是，对于Excel数据表的格式特殊的情况下，需要手工选择数据的行列范围。“数据选取器”对话框如图2-78（a）～（g）所示。数据导入Visio后，在当前页面出现“外部数据”窗格，并显示其中的数据，如图2-78（h）所示。
③从“形状”窗格的“基本形状”模具中选择“矩形”形状，拖动绘图页面。同时在“外部数据”窗格中选择第一条数据，将其拖入绘图页面中新添加的“矩形”形状上，如图2-79（a）所示。
④释放鼠标后，矩形形状的外观及“形状数据”窗格的显示如图2-79（b）所示。
图2-78 导入Excel数据表
图2-78 导入Excel数据表（续）
图2-79 拖动数据到形状
⑤将外部数据拖动到形状上时，形状上会同时显示数据图形，如果不想显示出数据图形内容，可以在形状上右击，在弹出的快捷菜单中选择“数据”→“删除数据图形”命令，即可恢复形状的原来显示状态，如图2-80所示。
图2-80 删除数据图形
提示
有关数据图形的内容可以参考有关资料自行学习研究。