電郵溝通的問題

郭：究竟三成語言加七成非語言的溝通是否足夠？剛才的故事缺乏了三成的語言，只有七成的非語言，溝通似乎更難。相反，若只有那三成，而沒有那七成，結果又會怎樣？就像現時的電郵只有文字，沒有其他。

Florence：每天我都會收到很多E-mail（電郵），有時一天超過一百封。我只要一天不上班，翌日便要花整個上午閱讀E-mail。有些人濫用互聯網，濫發E-mail。譬如我的辦公室是一個大房間，雖然我和同事只是相隔一塊板，然而就連一個簡單的信息，他也會發E-mail給我。其實，他只要拍一拍那塊板，或是抬高頭，我已經可以見到他。我覺得E-mail太多未必是一件好事，有得亦有失。壞處是令大家的工作關係愈來愈疏離，而且是以複雜的方法解決簡單的問題，減低了工作效率。

李：黎先生，究竟怎樣使用E-mail才可以幫助溝通，而不是阻礙溝通？

黎：在北美洲，很多大企業不單有CEO（Chief Executive Officer，行政總裁），還有一個叫CIO的職位，“Chief Information Officer”，即首席資訊執行長，他是負責制訂守則。例如兩個人溝通，卻把檔案當作副本發給其他人，究竟他們應否打開呢？要知道那些檔案可能有幾百頁，這點是我們需要注意的。

剛才Florence的話，令我想起一本很好看的書，書名是《資訊焦慮》（Information Anxiety）。書中提及現代人並非面臨資訊爆炸，而是資訊焦慮。面對各種資訊接踵而來，我們該怎麼辦？本書作者提供了一條簡單的方程式：第一，我們要承認自己無知。每個人都是無知的，只是大家無知的領域不同。第二，我們要克服資訊焦慮，便需訂立目標，人有了目標就會變得輕鬆。例如我們把資料刪除後就會永遠失去，故在刪除之前我們可能需要細心考慮。然而，假如資料的副本已經轉寄給其他人，我就很容易找回，這樣，其他人就可替我儲存資料。